Tangerang Selatan, 29 Desember 2023
Halo sobat perpus. Apakah kalian pernah mendengar istilah stock opname? Mungkin sobat perpus familiar dengan istilah tersebut dalam pemasaran produk. Namun tahukah sobat, istilah stock opname juga dikenal dalam pengelolaan perpustakaan.
Cacah ulang/stock opname adalah kegiatan pemeriksaan koleksi perpustakaan secara menyeluruh apakah koleksi itu masih sesuai dengan catatan yang dimiliki oleh perpustakaan. Kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui jumlah rill atau nyata koleksi perpustakaan. Dengan demikian pasca stock opname akan dapat diketahui jumlah koleksi baik yang masih tersimpan ataupun yang sudah tidak diketahui fisiknya.
Berdasarkan Peraturan Kepala Perpustakaan Nasional Perguruan Tinggi Nomor 13 Tahun 2017 tentang Standar Nasional Perpustakaan Perguruan Tinggi, cacah ulang (stock opname) adalah kegiatan penghitungan Kembali koleksi yang dimiliki perpustakaan agar diketahui jumlah koleksi, jajaran koleksi dan jajaran katalog yang tersusun rapi serta dapat mencermikan keadaan koleksi sebenarnya. Stock opname merupakan kegiatan yang penting untuk dilakukan secara berkala oleh perpustakaan. Menurut peraturan tersebut, perpustakaan melakukan stock opname koleksi perpustakaan paling sedikit sekali dalam tiga tahun. Beberapa alasan pentingnya melakukan stock opname secara berkala adalah sebagai berikut:
• Untuk mengetahui jumlah koleksi yang sebenarnya. Stock opname dapat membantu perpustakaan untuk mengetahui jumlah koleksi yang sebenarnya tersimpan di perpustakaan, baik yang masih bisa digunakan maupun yang sudah rusak.
• Untuk mengetahui potensi kehilangan koleksi. Stock opname dapat membantu perpustakaan untuk mengetahui potensi kehilangan koleksi, baik karena rusak, hilang, atau dicuri.
• Untuk mengetahui kebutuhan koleksi. Stock opname dapat membantu perpustakaan untuk mengetahui kebutuhan koleksi baru, baik karena koleksi lama rusak, hilang, atau tidak sesuai dengan kebutuhan pemustaka.
Stock opname dapat dilakukan dengan dua cara, yaitu secara manual dan secara digital. Stock opname secara manual dilakukan dengan cara mencocokkan koleksi yang ada di rak dengan data yang dimiliki perpustakaan. Stock opname secara digital dilakukan dengan menggunakan sistem informasi perpustakaan.
Berikut adalah langkah-langkah melakukan stock opname secara manual:
1.Siapkan data koleksi perpustakaan. Data koleksi perpustakaan dapat diperoleh dari sistem informasi perpustakaan atau dari catatan manual.
2.Bagi tugas pemeriksaan koleksi kepada pustakawan. Pastikan setiap pustakawan bertanggung jawab untuk memeriksa koleksi di area tertentu.
3.Rapikan susunan koleksi di rak terlebih dulu. Hal ini untuk memudahkan pustakawan dalam memeriksa koleksi.
4.Lakukan pemeriksaan koleksi secara cermat. Pastikan setiap koleksi telah terdata dengan benar.
5.Catat hasil pemeriksaan koleksi. Hasil pemeriksaan koleksi dapat dicatat dalam buku catatan atau dalam sistem informasi perpustakaan.
Berikut adalah langkah-langkah melakukan stock opname secara digital:
1.Siapkan sistem informasi perpustakaan yang mendukung fungsi stock opname.
2.Lakukan persiapan data koleksi perpustakaan. Data koleksi perpustakaan harus diinput ke dalam sistem informasi perpustakaan secara lengkap dan akurat.
3.Lakukan proses stock opname. Proses stock opname dapat dilakukan dengan cara mencocokkan data koleksi perpustakaan dengan koleksi yang ada di rak.
4.Lakukan analisis hasil stock opname. Hasil stock opname harus dianalisis untuk mengetahui jumlah koleksi yang sebenarnya, potensi kehilangan koleksi, dan kebutuhan koleksi baru.
Stock opname merupakan kegiatan yang penting untuk dilakukan oleh perpustakaan. Dengan melakukan stock opname secara berkala, perpustakaan dapat mengetahui jumlah koleksi yang sebenarnya, potensi kehilangan koleksi, dan kebutuhan koleksi baru. Hal ini dapat membantu perpustakaan untuk mengelola koleksi secara lebih efektif dan efisien.
